Hacer la declaración de la Renta es imprescindible para cumplir con Hacienda para una gran parte de los/as ciudadanos/as. La campaña de la Renta este año acabó el día 1 de julio, pero es bueno saber que deberíamos guardar bien todos los documentos relacionados y, además, saber que no solo los del último año.
Después veremos por qué se deben guardar estos documentos, qué consecuencias puede haber con Hacienda si no lo hacemos y por cuánto tiempo hay que conservarlos. Y es que, con el ajetreo diario y todo el papeleo y la documentación que muchas veces manejamos en el día a día, puede que haya documentos que se nos traspapelen.
Por qué se deben guardar documentos
El hecho por el que debemos guardar documentos es que Hacienda los reclame para cualquier trámite. El trámite de la declaración de la Renta puede conllevar errores. Pero también puede ser la persona contribuyente la que necesite el documento de turno para verificar algo con Hacienda o hacer números. Lo que sí es importante que quede claro es que Hacienda puede solicitar documentos de una Renta de años anteriores para una inspección, por ejemplo.
Pero además, esto es aún más importante en el caso de quienes trabajan por cuenta propia. En estos casos, existe la posibilidad de pedir ayudas, de conseguir bonificaciones o deducciones y, en ocasiones, se necesitan los documentos para ello. De hecho, en el caso de que se pidan subvenciones, en algunas situaciones Hacienda investiga las cuentas de quien está solicitando la ayuda o prestación y puede identificar movimientos que no le cuadren. Cuando esto ocurre, lo mejor es tener guardados los documentos para poder solucionar el malentendido.
Lo que debes hacer con los documentos pasada la Renta
Sobre todo cuando se trata de documentos físicos, puede ser trabajoso y confuso el hecho de tener que almacenarlos para ir conservándolos, sin embargo es muy importante. Se puede hacer por medio de archivadores, carpetas y clasificarse por años y asuntos. En el caso de que los documentos sean digitales, lo más recomendable es que estén almacenados en una nube, un pen drive o de cualquier forma que no se puedan perder o borrar por error.
Por ejemplo, se deben guardar incluso los recibos y justificantes relacionados con ciertos movimientos económicos importantes. También, es recomendable guardar los documentos de la declaración de la Renta al menos durante un año, aunque el periodo que se recomienda y que vamos a ver después es mayor.
El documento de Hacienda que no debes tirar
El hecho de no guardar los documentos o de que Hacienda necesite un documento específico que no tenemos en un momento dado, puede hacer que nos tengamos que enfrentar a multas de hasta 6.000 euros. El documento que se debe guardar especialmente, es el que refleja las retenciones de IRPF que suele facilitar la empresa cada año, en los casos de personas que trabajan por cuenta ajena. Si trabajas por cuenta propia, es muy probable que tengas un servicio de gestoría profesional que realice los trámites por ti.
No obstante y aunque así sea, es importante que tú seas quien guarde todos tus documentos y por eso los/as gestores/as suelen enviarlos cada vez que se hace un trámite. Debes tener en cuenta que estas personas trabajan con documentación de muchas y si en el futuro se necesita recuperar un documento para Hacienda o cualquier otra gestión, puede que no lo hayan conservado porque no es su responsabilidad.
Por todos estos motivos es importante guardar este documento, pero, como hemos dicho, no solamente por si lo necesita Hacienda. Una persona contribuyente también puede necesitar reclamar un movimiento o acción para el que podría necesitar un documento.